Gizlilik ve KVKK aydınlatma metni

Etüt merkezi (kurum) veri sorumlusudur. Öğrenci ve velilerin bilgilerini hangi amaçla toplayacağına, kime mesaj göndereceğine ve ne kadar saklayacağına kurum karar verir. Velileri ve öğrencileri bilgilendirmek, gerekiyorsa açık rıza almak da kurumun görevidir.

EtütPanel (Albovix) veri işleyendir. Öğrenci, veli, yoklama, aidat, not ve mesaj bilgilerini sadece kurumun talimatıyla ve kuruma hizmet vermek için işler.

Bazı bilgiler için ise Albovix kendisi veri sorumlusudur: kurum yöneticisi ve öğretmen hesapları, bizimle WhatsApp'tan yazışan kişilerin mesajları ve bu sitenin ziyaretçi bilgileri (aşağıda "Çerezler" ve "Sunucu kayıtları").

Bir kurum EtütPanel'i kullandığında, kurumun girdiği şu bilgiler saklanır:

Öğrenci bilgileri

Ad, soyad, sınıf, okul, doğum tarihi (isteğe bağlı), kayıt tarihi, grup ve şube, aylık ücret ve ödeme günü, kurumun yazdığı notlar, giriş-çıkış kodu ve kart numarası (kullanılıyorsa).

Veli bilgileri

Ad, yakınlık (anne, baba vb.) ve cep telefonu numarası.

Yoklama

Hangi gün geldiği, gelmediği, geç kaldığı ya da izinli olduğu; giriş ve çıkış saati; yoklamayı kimin aldığı ve kaydın nereden geldiği (yoklama ekranı, QR, kiosk, veli izni).

Aidat ve ödemeler

Borç kayıtları (dönem, tutar, vade) ve alınan ödemeler (tutar, nakit/kart/havale, tarih, not). Kart numarası ya da banka bilgisi tutulmaz.

Ödev ve etüt notları

Öğretmenin öğrenci için yazdığı günlük notlar.

Mesaj kayıtları

Veliye giden her mesajın metni, gönderildiği numara, türü (devamsızlık, aidat, duyuru vb.), zamanı ve iletim durumu.

Veli paneli

Veli paneli açıksa velinin adı, telefonu, son giriş zamanı. Tek kullanımlık giriş kodları sadece şifrelenmiş (hash) olarak tutulur.

Kurum ve kullanıcı hesapları

Kurumun adı, telefonu, adresi, logosu; yönetici ve öğretmenlerin adı, e-postası, rolü ve son giriş zamanı. Şifreler açık hâlde değil, geri çevrilemez şekilde (hash) saklanır.

Her kurumun bilgileri diğer kurumlardan ayrı tutulur; bir kurum başka bir kurumun bilgisini göremez. Kurum içinde öğretmenler, kurumun verdiği yetkiye göre sadece kendi şubelerini görebilir.

• Yoklama almak, giriş-çıkış saatlerini kaydetmek ve devamsızlığı takip etmek
• Aidat ve ödemeleri takip etmek, vadesi geçen ödemeyi hatırlatmak
• Veliye devamsızlık, giriş-çıkış, ödev notu, aidat ve duyuru mesajı göndermek
• Velinin veli panelinden çocuğunun durumunu görmesini sağlamak (kurum açtıysa)
• Kurum kullanıcılarının güvenli şekilde giriş yapması, hizmetin çalışması ve hataların giderilmesi

Kurumun bu bilgileri hangi hukuki sebebe dayanarak işlediğini (KVKK madde 5 ve 6) kurum belirler. Kurumla Albovix arasındaki hizmet ilişkisi ise sözleşmenin kurulması ve yürütülmesi ile meşru menfaat sebeplerine dayanır.

Kurum kullanıcısı bir mesajı WhatsApp tuşuyla gönderdiğinde, mesaj kullanıcının kendi WhatsApp uygulamasında açılır ve onun hesabından gider. EtütPanel bu durumda sadece mesajın bir kaydını tutar.

Otomatik mesajlar (ör. "bugün etüde gelmedi") için şu anda gerçek bir gönderim sağlayıcısı bağlı değildir. İleride otomatik gönderim için Meta WhatsApp Business ya da Netgsm gibi mesaj sağlayıcıları kullanılabilir. Bu durumda sadece mesajın gitmesi için gereken bilgiler (veli telefonu ve mesaj metni) sağlayıcıya iletilir. Meta'nın sunucuları yurt dışında olabileceğinden, böyle bir sağlayıcıya geçilmeden önce bu metin güncellenecek ve yurt dışına aktarım için KVKK madde 9'daki şartlar sağlanacaktır.

Tüm bilgiler Türkiye'de, BilHost firmasından kiralanan bir sunucuda (VDS) saklanır. Kurum logoları da veritabanının içindedir; başka bir dosya sunucusu ya da bulut depolama kullanılmaz.

Her gece veritabanının bir yedeği aynı sunucuda alınır. Yedekler 14 gün saklanır, sonra kendiliğinden silinir. Her güncellemeden önce de bir yedek alınır.

Bilgiler, kurum EtütPanel'i kullandığı sürece saklanır. Kurum bir öğrenciyi ya da kaydı silebilir. Kurum hizmetten ayrılıp bilgilerinin silinmesini istediğinde bilgileri silinir; yedeklerden de en geç 14 gün içinde kalkar.

• Kurumun kendisi: yöneticiler ve kurumun yetki verdiği öğretmenler.
• Veli: veli paneli açıksa, sadece kendi telefon numarasına kayıtlı çocukların bilgilerini görür.
• Sunucu sağlayıcısı (BilHost, Türkiye): sunucuyu barındırır, bilgilere kendi amacıyla erişmez.
• Mesaj sağlayıcısı: ileride otomatik gönderim açılırsa (bkz. madde 4).
• Resmî makamlar: sadece kanunen zorunlu olduğunda.

Bilgiler satılmaz, reklam ya da pazarlama için başka kimseye verilmez.

EtütPanel sadece çalışması için gerekli çerezleri kullanır. Google Analytics, Facebook pikseli gibi ziyaretçi takibi ya da reklam çerezi yoktur. Yazı tipleri de kendi sunucumuzdan yüklenir.

Sunucu, güvenlik ve hata takibi için her isteğin IP adresini, zamanını ve açılan sayfayı teknik kayıtlarda (log) tutar.

• Site sadece şifreli bağlantıyla (HTTPS) açılır.
• Kullanıcı şifreleri ve veli giriş kodları geri çevrilemez şekilde (hash) saklanır.
• Sunucuda sadece gerekli bağlantı noktaları açıktır; sunucuya yalnızca anahtarla girilebilir.
• Her kurumun bilgileri ayrıdır; öğretmenler sadece yetkili oldukları şubeyi görür.

KVKK madde 11 uyarınca herkes, kendisiyle ilgili olarak:

• bilgilerinin işlenip işlenmediğini ve hangi amaçla işlendiğini öğrenme,
• bilgilerin kimlere aktarıldığını öğrenme,
• eksik ya da yanlış bilgilerin düzeltilmesini, şartları varsa silinmesini isteme,
• bu düzeltme ve silmenin bilgilerin aktarıldığı kişilere bildirilmesini isteme,
• sadece otomatik sistemlerle yapılan bir analiz sonucunda aleyhine bir sonuç çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işleme yüzünden zarara uğradıysa zararın giderilmesini isteme

haklarına sahiptir.

Veli ya da öğrenciyseniz: bilgileriniz kurumun sorumluluğunda olduğu için önce kayıtlı olduğunuz etüt merkezine başvurun. Bize ulaşırsanız talebinizi ilgili kuruma iletir, kurumun talimatıyla yerine getiririz.

Başvurular en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak cevaplanır. Cevaptan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

Hizmet ya da kullandığımız altyapı değiştiğinde bu metni güncelleriz. Güncel hâli her zaman bu sayfadadır; tarih en üstte yazar.